SaaS o software a la medida: las cuentas para una pyme
Comparamos con precios públicos de 2026 el costo real de 10 suscripciones SaaS frente a un sistema propio para pymes de 10, 25 y 50 personas en Costa Rica.
En resumen: con precios públicos de octubre de 2026 y a precios tradicionales, el stack SaaS gana con 10 personas, depende con 25 y empieza a perder con 50. Con desarrollo asistido por IA, un sistema propio se paga antes en casi todos los escenarios. Te dejamos los números y los supuestos para que los ajustes a tu caso.
Haz este ejercicio: abre el estado de cuenta de la tarjeta de la empresa y suma todo lo que dice “/mes”. CRM, facturación, recursos humanos, proyectos, soporte, el conector que pasa los datos de uno a otro. Cada cargo, por separado, parece pequeño. Juntos, y multiplicados por cada persona que contratas, suelen ser una de las partidas que más crece sin que nadie la haya aprobado como tal.
En un artículo anterior hablamos de las señales de que una empresa ya superó las hojas de cálculo. Este va un paso más allá y pone números: tomamos una empresa ficticia, armamos su stack con precios de lista públicos revisados en octubre de 2026 y lo comparamos con un sistema propio. Spoiler honesto: a veces gana el SaaS.
La factura que crece con cada contratación
Casi todo el software por suscripción se cobra por usuario al mes. Algunos ejemplos actuales (facturación anual):
- CRM: HubSpot Sales Hub Professional cuesta US$90 por asiento, Salesforce Starter Suite US$25, Pipedrive Growth US$39 y Zoho CRM Standard US$14.
- Proyectos: Asana Starter cuesta US$10,99, ClickUp Unlimited US$7 y monday.com Standard US$12.
- Mesa de ayuda: Zendesk Suite Team cuesta US$55 por agente y Freshdesk Growth US$19.
- RR. HH.: Factorial publica “desde US$8” por usuario y BambooHR no publica precios (hay que pedir una demo).
- Integración: Zapier Team cuesta US$69 al mes por 2.000 tareas y Make Core alrededor de US$9 al mes por 10.000 créditos. En ambos, el precio sube con el volumen.
Dos efectos se combinan. Primero, el costo escala con la plantilla: si pasas de 25 a 50 personas, las herramientas que cobran por empleado (como RR. HH.) duplican su factura. Segundo, los precios suben. Salesforce aumentó en promedio un 6% sus ediciones Enterprise y Unlimited en agosto de 2025. Google Workspace Business Standard pasó de US$12 a US$14 en 2025. Microsoft 365 Business Standard subió de US$12,50 a US$14 en julio de 2026. Ninguno de estos aumentos es escandaloso por sí solo, pero se acumulan.
Lo que no aparece en el precio por usuario
La implementación. HubSpot cobra un onboarding obligatorio de US$1.500 en los planes Professional y de US$3.500 en Enterprise, en un solo pago. Salesforce no publica costos de implementación; partners y consultores (ejemplo, otro) hablan de US$10.000 a US$25.000 para una configuración básica y de US$15.000 a US$40.000 para una implementación pequeña. Si optas por una suite ERP, los rangos publicados para pymes son de US$10.000 a US$35.000 en NetSuite y de US$25.000 a US$50.000 en SAP Business One para 5 a 15 usuarios. Los paquetes oficiales de Odoo van de US$3.060 a US$21.250 para clientes nuevos (de 25 a 200 horas). Hay excepciones: Zoho anuncia onboarding gratis y Pipedrive no cobra implementación en planes de más de US$400 al año.
Las integraciones. Para que el CRM le pase datos a facturación y a soporte, alguien tiene que conectarlos. Las guías de costos de especialistas en Zapier (ejemplo) hablan de US$300 a US$800 por flujo simple y de US$3.000 a US$10.000 o más por un sistema de automatización entre áreas. Además, cada flujo hay que mantenerlo cuando una de las herramientas cambia algo.
El tiempo de la gente. Hay varias contraseñas, el mismo cliente aparece escrito de tres formas y alguien exporta un CSV cada viernes para conciliar. Un estudio publicado en Harvard Business Review (2022) midió que en equipos de tres empresas Fortune 500 las personas cambiaban de aplicación unas 1.200 veces al día y perdían poco menos de 4 horas a la semana reorientándose, cerca del 9% de su tiempo. Una pyme no es una Fortune 500, así que no trasladamos esa cifra tal cual. Te dejamos un supuesto ajustable: si 8 personas de oficina pierden 1 hora semanal en duplicar datos y conciliar, con un costo laboral (salario más cargas) de US$8 por hora, el resultado es de unos US$3.300 al año. Cambia las cifras por las tuyas. Las tablas de abajo no incluyen este costo, para no inflar la comparación.
La capacitación. Cada herramienta tiene su propia lógica, su propio menú y sus propias actualizaciones. Cada persona nueva aprende cinco sistemas, no uno.
Empresa ejemplo: la distribuidora ficticia de San José
Imaginemos una distribuidora (ficticia) en tres tamaños: 10, 25 y 50 empleados. Armamos dos stacks reales:
- Económico: Zoho CRM, Factorial, ClickUp, Freshdesk y Make.
- Gama media: HubSpot Sales Hub Professional, Factorial, Asana, Zendesk y Zapier.
Supuestos (10 / 25 / 50 empleados):
- Usuarios: CRM para 3/6/12 personas de ventas, proyectos para 5/10/20, mesa de ayuda para 2/3/6 agentes y RR. HH. para toda la plantilla.
- Implementación: de 3 a 6 flujos de integración a US$550 cada uno, más el onboarding de HubSpot en el stack de gama media.
- Precios: suben un 5% al año desde el segundo año.
Dejamos fuera la facturación electrónica y la contabilidad (Alegra ERP Plus, homologada con Hacienda, cuesta US$120 al mes) y el correo y la ofimática (Google Workspace o Microsoft 365). Una empresa los mantiene en cualquiera de los dos escenarios, así que no cambian la comparación.
| Escenario | Licencias/año | Implementación (año 1) | Total año 1 | TCO 3 años | TCO 5 años |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 emp. · económico | US$2.448 | US$1.650 | US$4.098 | US$9.367 | US$15.177 |
| 10 emp. · gama media | US$7.007 | US$3.150 | US$10.157 | US$25.241 | US$41.870 |
| 25 emp. · económico | US$5.040 | US$2.200 | US$7.240 | US$18.089 | US$30.049 |
| 25 emp. · gama media | US$13.007 | US$3.700 | US$16.707 | US$44.704 | US$75.571 |
| 50 emp. · económico | US$10.212 | US$3.300 | US$13.512 | US$35.493 | US$59.728 |
| 50 emp. · gama media | US$25.786 | US$4.800 | US$30.586 | US$86.089 | US$147.282 |
Fíjate en dos cosas. La elección de herramientas pesa tanto como el tamaño: a 25 empleados, el stack de gama media cuesta más del doble que el económico. Y el costo crece casi en línea recta con la plantilla, porque así está diseñado el modelo de negocio del SaaS.
¿Y cuánto cuesta construir algo propio?
Aquí hay que ser cuidadosos. No hay un precio único y las cifras que siguen son estimados de mercado, no una cotización.
- La encuesta de GoodFirms de 2026 indica que el 65,7% de los proyectos de software a la medida cuesta entre US$30.000 y US$100.000, y el 14,1% menos de US$30.000.
- En Clutch, el rango de proyecto más común es de US$10.000 a US$49.999, y la mayoría de las empresas cobra entre US$25 y US$49 por hora.
- En Costa Rica, la tarifa mediana de un desarrollador senior freelance ronda los US$41 por hora, según Lemon.io. En kiub trabajamos por debajo de US$20 por hora.
Para un núcleo integrado (clientes y ventas, pedidos ligados a inventario, tickets, proyectos y expedientes de personal, conectado con Alegra para la facturación electrónica), a precios de mercado (unas 700 a 1.200 horas a US$25–50 por hora), una primera versión costaría de US$17.500 a US$60.000. En kiub, con desarrollo asistido por IA, estimamos 300 a 600 horas a US$15–20 por hora: US$4.500 a US$12.000. Para el mantenimiento usamos la regla práctica de la industria, un 15–20% anual del costo de construcción (es una convención, no un estudio). Para el hosting calculamos unos US$100–300 al mes con base de datos administrada, respaldos y monitoreo (referencia: DigitalOcean).
En kiub, gracias a la IA, estimamos que estos costos bajan de forma importante. Es nuestra estimación según nuestra forma de trabajar, no una estadística de mercado. Por eso aparece como una columna aparte y etiquetada.
| Concepto | Tradicional (mercado) | kiub + IA (estimado de kiub, 300–600 h a US$15–20/h) |
|---|---|---|
| Inversión inicial | US$17.500 – 60.000 | US$4.500 – 12.000 |
| Mantenimiento + hosting/año | US$3.825 – 15.600 | US$1.875 – 6.000 |
| TCO 3 años | US$28.975 – 106.800 | US$10.125 – 30.000 |
| TCO 5 años | US$36.625 – 138.000 | US$13.875 – 42.000 |
| Equilibrio · 10 emp., económico | No en 10 años | No en 10 años |
| Equilibrio · 10 emp., gama media | No en 10 años | ~1,5 años |
| Equilibrio · 25 emp., gama media | ~6,3 años | ~6 meses |
| Equilibrio · 25 emp., económico | No en 10 años | ~3,8 años |
| Equilibrio · 50 emp., gama media | ~2 años | ~2 meses |
| Equilibrio · 50 emp., económico | No en 10 años | ~9 meses |
¿Qué dicen los números?
- Con 10 personas, depende del stack. A precios tradicionales gana el SaaS. Con IA, un sistema propio frente a un stack de gama media se paga en un año y medio; frente a uno económico, sigue ganando el SaaS (más abajo vemos qué sí conviene a una empresa pequeña).
- Con 25 personas, el sistema propio empieza a ganar. Frente a un stack de gama media, con IA se paga en unos seis meses. Frente a uno económico, en casi cuatro años.
- Con 50 personas, la balanza se inclina. Contra un stack de gama media se recupera incluso a precios tradicionales, en unos dos años, y con IA en cuestión de meses.
Cuánto acelera la IA el desarrollo (y cuánto no)
Nuestra estimación de que los costos bajan de forma importante no sale de la nada, pero tampoco es automática. Esto dicen los estudios públicos:
- GitHub (Peng et al., 2023): en un experimento controlado, quienes usaron Copilot completaron una tarea acotada (programar un servidor web) un 55,8% más rápido.
- Microsoft, Accenture y una empresa Fortune 100 (Cui et al., 2025): en tres experimentos de campo con 4.867 desarrolladores, el asistente aumentó un 26% las tareas completadas.
- Google (Paradis et al., 2024): en un ensayo aleatorizado con 96 ingenieros, una tarea empresarial compleja tomó alrededor de 21% menos tiempo, con un margen de error amplio.
- McKinsey (2023): documentar código tomó la mitad del tiempo y escribir código nuevo, casi la mitad. En tareas complejas el ahorro bajó a menos de 10%.
- METR (2025): desarrolladores experimentados, trabajando en sus propios proyectos grandes, fueron 19% más lentos con IA, aunque creían ir más rápido.
¿Cómo se traduce esto en precio? Un proyecto se cobra por horas, y escribir código es solo una parte de esas horas. También hay entender el negocio, diseñar, probar y desplegar. La IA recorta sobre todo el trabajo repetitivo (formularios, pantallas de administración, pruebas, documentación), que en un sistema de gestión para pymes es mucho. Lo que no se recorta es la revisión: cada línea generada se lee, se prueba y se asegura. Por eso el ahorro real depende de quién usa la herramienta y cómo acota el proyecto, no solo de la herramienta.
Datos, dueño y dependencia del proveedor
Más allá del costo, hay preguntas estratégicas. ¿Puedes exportar todo tu historial de clientes con un clic? ¿Qué pasa si el proveedor cambia de plan, elimina una función o sube el precio en la renovación? Con un stack disperso, tus datos viven en cinco bases distintas, con cinco formatos y cinco contratos.
Con software propio, el código y los datos son tuyos, siempre que el contrato lo diga explícitamente. Pero la dependencia no desaparece del todo: cambia de lugar. Ahora dependes de que el sistema esté bien documentado y de tener un proveedor confiable que lo mantenga, o la capacidad de cambiarlo por otro.
Cuándo el SaaS es la mejor opción
Sé escéptico con quien te diga que el software a la medida siempre conviene. El SaaS es mejor cuando:
- Tu equipo es muy pequeño y usas herramientas económicas. Con menos de 10 personas y planes básicos, las licencias suelen ser baratas.
- Tus procesos son estándar. La contabilidad, la planilla y el correo rara vez son tu ventaja competitiva.
- No tienes presupuesto para una inversión inicial, o necesitas algo funcionando esta semana.
- No tienes un proveedor de confianza que se quede después de la entrega.
Y el software propio tiene costos reales: la inversión inicial, el mantenimiento continuo, el hosting, la seguridad y el riesgo de elegir mal al proveedor.
El punto medio: un núcleo propio con algunas piezas SaaS
En la práctica, la respuesta más sensata para muchas pymes es híbrida. Se construye un núcleo propio para lo que te diferencia (cómo vendes, cómo despachas, cómo atiendes) y que concentra los datos. Para lo que ya está bien resuelto se mantienen pocas herramientas SaaS: facturación electrónica homologada, contabilidad y correo. Así pagas licencias solo donde aportan, eliminas la mayoría de las integraciones frágiles y tienes una sola fuente de verdad.
La clave es empezar en pequeño. Primero entiendes el negocio, después construyes una primera versión que funcione para el proceso que más duele y luego creces según el uso real, no según una lista de deseos.
En software a la medida para pymes: CRM, inventario, facturación y ERP explicamos cómo arrancar con un núcleo pequeño.
¿Y si tu empresa es más pequeña?
Si tienes menos de 10 personas, este artículo no te deja fuera. Simplemente, para ti la pregunta no es reemplazar todo tu stack. Es resolver lo que ninguna herramienta resuelve bien. De hecho, así es como más nos contratan las empresas pequeñas, y por tres razones:
- Un sistema muy específico y relativamente sencillo. Es eso que no encuentras en ningún software del mercado: un cotizador con tus reglas, un control de pedidos que hoy vive en WhatsApp y Excel, una agenda de citas adaptada a tu operación o un portal para tus clientes. No reemplaza tu facturación ni tu contabilidad, sino que llena el hueco entre ellas.
- Automatizar procesos. Por ejemplo, que un pedido genere su factura, avise a bodega y actualice el inventario sin que nadie copie y pegue datos. Unas pocas automatizaciones bien hechas suelen ahorrar horas cada semana (te dejamos ejemplos prácticos aquí).
- Una página web y tu presencia en línea. Para muchos negocios, el primer paso es que los encuentren en Google y les puedan escribir con un clic.
Son proyectos acotados que arrancan rápido y se pagan con lo que ahorras en tiempo o con los clientes que te llegan, sin una gran inversión inicial.
Checklist: ¿te conviene software a la medida?
- Tienes 10 o más personas con planes de gama media, o 25 o más con planes económicos, o planeas crecer pronto.
- Pagas cinco o más suscripciones que se solapan o que nadie usa completas.
- Alguien de tu equipo exporta y concilia datos entre herramientas cada semana.
- Tu forma de operar no encaja en los campos predeterminados de las herramientas.
- Tus planes ya están en gama media o alta, o te piden onboarding obligatorio para subir de plan.
- Puedes invertir al inicio a cambio de un costo recurrente menor.
- Quieres que los datos y el código sean de tu empresa.
- Tienes, o puedes encontrar, un proveedor que se quede para mantenerlo.
Si marcaste cinco o más, vale la pena hacer números con tu caso real. Si quieres ver cómo elegir a quién, lee nuestra guía de costos y proveedores de software a la medida en Costa Rica.
Preguntas frecuentes
01¿A partir de cuántos empleados conviene el software a la medida frente al SaaS?
Depende del tamaño y del stack. A precios tradicionales, con 10 personas gana el SaaS y con 50 un sistema propio se recupera en unos dos años frente a un stack de gama media. Con desarrollo asistido por IA se paga antes: frente a gama media, en un año y medio con 10 personas y en unos seis meses con 25; frente a un stack económico, en casi cuatro años con 25 personas, mientras que con 10 sigue ganando el SaaS.
02¿Qué costos del SaaS no aparecen en el precio por usuario?
La implementación u onboarding (en algunos planes es obligatorio), las integraciones entre herramientas, el tiempo que el equipo pierde duplicando datos y la capacitación en cada herramienta.
03¿Cuánto cuesta una primera versión de un sistema propio para una pyme?
Para un núcleo integrado de ventas, pedidos, inventario y tickets, a precios de mercado ronda los US$17.500–60.000. En kiub, con desarrollo asistido por IA, estimamos US$4.500–12.000. Es un estimado, no una cotización.
04¿Tengo que elegir entre SaaS y software propio?
No. Para muchas pymes lo más sensato es un modelo híbrido: un núcleo propio para lo que te diferencia y pocas herramientas SaaS para lo estándar, como facturación electrónica, contabilidad y correo.
Fuentes
Consultadas el 9 de octubre de 2026. Precios en USD, sin impuestos, en lista pública.
- Precios de SaaS: HubSpot Sales, HubSpot Service, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM, Alegra Costa Rica, QuickBooks, Xero, Factorial, BambooHR, Asana, monday.com, ClickUp, Zendesk, Freshdesk, Zapier, Make, Google Workspace.
- Aumentos de precio: Salesforce (2025), Google Workspace (2025), Microsoft 365 (2026).
- Implementación: Odoo Success Packs, Clientell, Melonleaf, Amroar, Folio3 (NetSuite), Noel D’Costa (SAP Business One), Pond (Zapier).
- Desarrollo a la medida: GoodFirms 2026, Clutch, Lemon.io Costa Rica, CodeStringers (mantenimiento), DigitalOcean.
- Productividad e IA: HBR (2022), Peng et al. (2023), Cui et al. (2025), Paradis et al. (2024), McKinsey (2023), METR (2025).
La empresa del ejemplo es ficticia y todos los supuestos se pueden ajustar.
¿Quieres saber si tu stack de suscripciones ya te cuesta más de lo que debería? Con gusto hacemos las cuentas contigo. Escríbenos por WhatsApp o a info@kiub.co.
